Открыть документ

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

УТВЕРЖДАЮ
                                      Индивидуальный предприниматель

                                       ___________Верин-Галицкая Н.С.
                                                     «30» марта 2026г.


                           ПОЛОЖЕНИЕ
   о порядке хранения в архивах индивидуального предпринимателя
   результатов освоения обучающимися образовательных программ

                         1. Область применения
      1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок хранения,
заполнения, учета и при необходимости — выдачи следующих документов,
оформляемых индивидуальным предпринимателем (далее — ИП),
осуществляющим образовательную деятельность:
      – справок об обучении или о периоде прохождения обучения;
      – сертификатов, подтверждающих освоение дополнительных
общеобразовательных программ;
      – дубликатов вышеуказанных документов при утрате оригинала.
      1.2. Положение разработано в соответствии с:
      – Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации»,
      – Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных»,
      – иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,
регулирующими порядок хранения и обработки образовательной
документации.
      1.3. Настоящее Положение распространяется исключительно на
документы,     выданные     в    рамках     реализации   дополнительных
общеобразовательных программ (в том числе общеразвивающих) и не
касается программ профессионального обучения или переподготовки.
      1.4. Все документы, оформленные ИП, хранятся в электронном или
бумажном виде в срок и порядке, установленном настоящим Положением, с
соблюдением режима конфиденциальности и защиты персональных данных.

                          2. Общие положения
     2.1. У индивидуального предпринимателя (далее – ИП) лицам, успешно
освоившим соответствующую дополнительную общеобразовательную
программу и при необходимости прошедшим итоговую аттестацию, выдаются
документы об обучении установленного ИП образца — сертификаты или
справки.
     2.2. Документ об обучении подтверждает:
     – факт освоения соответствующей образовательной программы (в
полном объеме или частично — при досрочном завершении обучения).

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

2.3. Лицам, не завершившим обучение или не прошедшим итоговую
аттестацию, а также обучающимся, освоившим только часть образовательной
программы (включая случаи отчисления или завершения доступа), может
выдаваться справка об обучении или о периоде обучения, оформленная в
произвольной форме на бланке ИП (Приложение 1).
      2.4. Справка об обучении может быть оформлена в электронном или
бумажном виде — по выбору обучающегося. Такие справки не являются
документами строгой отчетности и не подлежат защите от подделок.

   3. Хранение документов о квалификации и документов об обучении
      3.1. Электронные шаблоны сертификатов и справок хранятся на
носителях ИП в защищённых папках с ограниченным доступом.
      3.2. Оформленные документы об обучении (в электронном виде или
скан-копии бумажных оригиналов) хранятся в архиве ИП в течение не менее
5 лет с момента их оформления.
      3.3. Документы, не востребованные обучающимися (например, не
скачанные или не полученные в бумажном виде), сохраняются в архиве ИП до
окончания срока хранения или до направления повторного запроса со стороны
обучающегося.
      3.4. В случае изменения персональных данных или выявления ошибок в
оформлении документа, по заявлению обучающегося возможна повторная
выдача исправленного экземпляра. Предыдущая версия признается
недействительной.

   4. Выдача и учет документов об обучении, дубликатов документов
      4.1. Для учета выдачи документов об обучении, включая дубликаты,
индивидуальный предприниматель (далее – ИП) ведет электронный Реестр
выдачи документов об обучении (Приложение 2), в котором отражается
информация о дубликатах с соответствующей отметкой.
      4.2. В указанные реестры вносятся следующие сведения:
      – регистрационный номер и дата выдачи документа;
      – фамилия, имя, отчество обучающегося;
      – дата рождения;
      – название образовательной программы;
      – форма и сроки обучения;
      – сведения об итоговой аттестации (если проводилась);
      – номер и дата приказа о зачислении (и при наличии – об отчислении);
      – способ получения документа (лично / по почте / в электронном виде);
      – отметка о выдаче дубликата (при наличии).
      4.3. Дубликат документа об обучении может быть выдан:
      – в случае утраты оригинала;
      – при обнаружении технических ошибок;
      – при изменении личных данных (например, фамилии).

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

Для получения дубликата обучающийся подает заявление с
приложением копии удостоверяющего документа. ИП проверяет заявление на
соответствие данным в электронном реестре и оформляет новый документ.
     4.4. Выдача справок об обучении или периоде обучения (в случае
неполного прохождения программы) фиксируется в Журнале регистрации
справок (Приложение 2).
     4.5. Документы об обучении и дубликаты выдаются:
     – лично — с отметкой в реестре;
     – или направляются обучающемуся по почте заказным письмом с
уведомлением о вручении (по письменному заявлению).
     4.6. ИП вправе по запросу обучающегося направить электронную копию
документа (PDF с подписью и печатью) на указанный адрес электронной
почты — с соответствующей отметкой в реестре.

            5. Заполнение документов об обучении и дубликатов
      5.1. Документы об обучении оформляются на государственном языке
Российской Федерации.
      5.2. При заполнении бланков документов об обучении указываются
следующие сведения:
      – регистрационный номер (в соответствии с реестром выданных
документов);
      – дата выдачи;
      – наименование и адрес ИП (организации, осуществляющей
образовательную деятельность);
      – фамилия, имя, отчество обучающегося (в именительном падеже, в
соответствии с документом, удостоверяющим личность);
      – наименование освоенной образовательной программы;
      – форма и продолжительность обучения (в академических или
астрономических часах);
      – период обучения (даты начала и окончания);
      – сведения о прохождении итоговой аттестации (если предусмотрено
программой).
      5.3. Документ подписывается индивидуальным предпринимателем или
уполномоченным лицом. Подпись заверяется печатью (при наличии). В случае
использования электронного документооборота документ может быть
подписан квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
      5.4. В случае утери документа обучающийся вправе получить дубликат.
Для этого он подает заявление (Приложение 3) и документ, удостоверяющий
личность.
      5.5. Дубликат выдается на актуальном бланке и содержит идентичные
сведения оригиналу. В правом верхнем углу дубликата проставляется отметка
«Дубликат».
      5.6. В случае изменения фамилии, имени, отчества, дубликат выдается
на основании подтверждающих документов с указанием новых данных.

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

5.7. Документы оформляются в бумажной форме или в виде
электронного файла (PDF), в зависимости от формы оказания услуг и по
согласованию с обучающимся.

 6. Списание документов, хранение бланков, уничтожение испорченных
                                  бланков
      6.1. В рамках документооборота индивидуального предпринимателя
(далее – ИП) допускается списание следующих документов:
      – испорченные при заполнении бланки сертификатов и справок;
      – неиспользованные бланки, утратившие актуальность.
      6.2. Испорченные при оформлении документы фиксируются в журнале
учета с указанием:
      – даты, номера, причины порчи;
      – способа и даты уничтожения.
      6.3.   Уничтожение     испорченных     или   устаревших    бланков
осуществляется не реже одного раза в год. Уничтожение оформляется актом,
в котором указываются:
      – перечень уничтожаемых документов;
      – причины уничтожения;
      – способ уничтожения (уничтожение в шредере, термическая
утилизация и пр.).
      6.4. Акт об уничтожении подписывается ИП (или уполномоченным
лицом) и хранится не менее 3 лет.
      6.5. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются с
соблюдением требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных
данных».

                     7. Заключительные положения
     7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения и
действует на неопределённый срок.
     7.2. Все изменения и дополнения к настоящему Положению
оформляются в письменной форме, утверждаются ИП и вступают в силу с
даты их утверждения.
     7.3. Новая редакция Положения полностью заменяет ранее
действующую.

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

Приложение 1
                          Справка об обучении или о периоде обучения (образец)



                              СПРАВКА ОБ ОБУЧЕНИИ

      Настоящая справка выдана ______________________________________
в том, что он(а) в период с «___»_______20__ года по «___»_______20__ года
обучался(лась) у индивидуального предпринимателя _____________ по
дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программе
________________________________________________________________
_________________________________________________________________
           (наименование образовательной программы; форма обучения, вид, уровень)
в объеме «______» часов.
Приказ о зачислении от «____»_________ 20 ___ года № _______.
Приказ об отчислении от «____»_________ 20 ___ года № _______. (указать
причину)


Индивидуальный предприниматель ___________                      _____________________
                                          (подпись)             (расшифровка)


Регистрационный номер от «____»_________ 20 ___ года № _______


Исполнитель: ФИО, номер телефона

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

Приложение 2

                      Журнал регистрации справок об обучении

                                                                Дата
    Регистрационный      Дата        ФИО
№                                               Содержание   получения   Подпись
     номер справки      выдачи   обучающегося
                                                              справки
1
2
…

Текст извлечён автоматически для удобства чтения. Таблицы и подписи сверяйте с изображением страницы.

Приложение 3
                                   Личное заявление о выдаче дубликата

                                    Индивидуальному предпринимателю
                                                 Верин-Галицкой Н.С.
                                              _____________________
                                              тел.__________________

                              Заявление
     Прошу вас выдать дубликат утерянного документа об обучении
________________________(серия _____, номер _________), полученного
мною    по    результатам   освоения    образовательной   программы:
«_____________________________________________» в ______году.

Дополнительно могу сообщить следующее:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

        Прошу вас выдать дубликат документа об обучении на фамилию,
имя, отчество ____________________________________________________ на
основании            документа          ____________________________
серия_____№_________,      подтверждающего     изменение   указанных
персональных данных.

Приложение

1.
2.
3.

Дата         _______________________/__________________